如何做好资料管理工作「如何做好资料管理员」

这篇文章给大家聊聊关于如何做好资料管理工作,以及如何做好资料管理员对应的知识点,希望对各位有所帮助,不要忘了收藏本站哦。

如何做好工程资料管理工作

工程资料的管理工作,你只要做好把它们分类归档就可以了。

第一个是每一个工程项目对应的资料,你要单独装一个档案袋或者档案盒。

第二个就是要把不同类别的工程资料分门别类的放在不同的档案柜,或者是文件柜里面。

第三个,每一年的所有的工程资料,你都要做好年份的管理。

怎样做好建筑工程施工资料的管理工作

建筑工程施工资料是由总承包单位在建筑工程施工过程中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。包括工程管理资料、工程质量控制资料、工程安全与功能检验资料、竣工验收资料和竣工图5种类别。它是工程承包合同包含内容的一部分;是工程质量评定验收备案的依据之一;它是工程建设和管理的依据,它让工程质量有据可查,尤其是建筑单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的依据。

因此,施工资料的形成和管理,对工程建设来说是至关重要的,是施工过程不可缺失的组成部分。目前工程施工资料存在:(1)资料填写内容不规范;(2)资料报审不及时,不能与工程实体进度同步;(3)没有施工试验计划,试验混乱,砼试块留置数量不满足规范要求,试块复试超期;(4)日志记录内容简单,出现后补日志;(5)施工资料存放混乱,不易查找;(5)竣工后资料移交不及时等诸多问题。施工单位如何做好资料管理工作,以下谈一下我对施工工程资料管理粗浅观点:

1 不以规矩不成方圆,首先做好施工工程资料的前提就是制定工程资料管理制度及工程资料标准化细则:

1.1工程资料管理制度要明确施工管理人员执业资格、岗位职责及资料管理流程。管理人员要持证上岗,专人专岗,其中资料员、试验员各自独立设岗,不能兼职;资料管理流程更好的明确了各管理人员之间工作的衔接、交互配合。各管理人员依据资料管理制度和流程负责填写各自工作中形成的资料,使工作井然有序,资料员及时收集形成资料,这样避免了施工资料与工程进度不同步,不及时,不真实,忙中出乱的现象。

1.2工程资料标准化细则依据《建设工程文件归档整理规范》及各地方建设工程资料管理规程编制,对施工资料的收集、编制、整理 、备案、移交等具体工作内容进行标准化要求,资料员编制整理资料工作会更加明晰,避免填写不规范,工作效率也会大大提高。 2 提高管理人员素质,施工单位应定期进行培训:

2.1从思想上要培养有爱岗敬业精神。建筑工程由于其工期长,各单位工程资料涉及分部、分项、检验批及工程管理资料等工作项目繁多,工程资料编制、整理工作比较繁琐。工程资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整,工作要做到认真负责一丝不苟,做为工程管理人员和资料员这一点尤为重要。是做好工程资料最基苯的。

2.2从工作水平上培养要有专业技术水平的合格管理人员。施工单位应组织技术员、资料员、质检员、试验员、施工员、材料员等施工资料相关人员进行施工资料和施工试验的培训工作,学习相关图集、标准、规范提高自身素质和工作水平。 3 加强对施工过程的资料管理:

3.1.公司对项目部进行资料交底。公司技术人员及资料管理人员应在项目开工前对项目部资料相关人员进行资料交底。明确俄合同要求。对于监理、建设单位对资料有其他要求的,会同监理、建设单位召开资料会议,明确工程施工资料要求,形成会议记录,作为资料整理依据。

3.2项目部技术负责人编制资料和试验计划,对项目部资料相关人员进行交底。开工前项目部技术人员熟悉施工图纸,了解工程特点,编制切实可行的工程资料实施计划、工程施工检测试验计划,报公司技术负责人批复后,报监理工程师审批。工程资料实施计划对各单位工程的分部、分项、检验批次施工段进行划分;工程施工检测试验计划对工程中涉及的试验项目进行计划统计,划分试验批次,这样对整个工程资料和试验进行了系统的分析,让工作有条有理的进行。可以避免资料及施工试验落项。

3.3根据建筑工程档案资料的归档范围将施工资料所包含内容分类建立档案盒并贴上标识。施工资料按卷分可分为工程管理卷、建筑与结构卷、给排水及采暖卷、建筑电气卷、通风与空调卷、电梯

卷、建筑智能化卷、桩基资料、有支护土方资料卷、地基处理资料卷、竣工图卷。建立了一个整体框架,资料整理与工程实体进度同步编写,根据各卷所要求的内容对应存入档案盒。这样资料存放清晰便于查找,工作井然有序。

3.4建立并填写台帐。工程材料进场检验及复试台帐,混凝土、砂浆试块复试等台帐,资料员、试验员及时记录,确保材料及时复试和报审避免丢项。

3.5管理人员与各相关单位及时沟通,提供符合规范及设计要求的原材料及质量证明文件,质量证明文件盖有生产单位或经销单位的公章(要求原件),原材料和其质量证明文件要一同进场,确保能够及时对原材进行外观和复试检验,合格后用于工程实体中,避免出现先用后复试的现象,确保了提供资料的及时性,有效性,保障了工程实体质量与资料的真实性。

3.6项目部对资料月自检,公司月联查和对基础、主体分部各阶段验收前的资料检查。检查资料主要检查资料的真实性、及时性、完整性、有效性,按月,按阶段检查可及时发现问题及时整改,确保工程资料的顺利验收。施工日志是资料检查依据和基础,涵盖了工程管理和资料形成的过程记录。施工日志应该真实、连续完整,施工部位具体,填写的内容与隐蔽、预检、测量资料、试验报告、检验批、材料构配件进场记录、技术交底交圈。施工日志记录了施工阶段的生产、技术质量安全工作;工程项目的开、竣工日期、施工勘测、工程进度及上级有关指示;施工中发的生的问题、工程质量事故及其处理情况等记录。混凝土的浇注要详细记录浇注部位、混凝土的强度等级、开始浇注时间、浇注完毕时间以及混凝土方量,其中混凝土的方量不要随意填写,要与混凝土出场合格证上的供应方量大概一致。在检查资料时,根据混凝土的方量来检查混凝土试块的留置是否符合要求,与砼施工记录留置的混凝土试块组数是否相符;

3.7加强竣工后移交前的资料整理的检查和督导工作、资料移交监督工作。工程竣工验收完成后,施工单位与建设单位联系做好竣工资料移交工作,根据合同及城建档案馆归档要求对资料进行整理、组卷、装订,限定期限要求资料员向本公司及建设单位移交竣工资料,资料移交时做好移交记录表,写明工程名称、资料名称、份数、日期,移交方、接收方签字确认,双方各留存,作为资料移交的依据。并协助建设单位进行城建档案馆备案工作。 4 结论:

在工程管理过程中施工单位要重视工程资料的管理工作,资料记载的不仅是工程的施工过程,更体系拿出了企业的管理水平和人员素质。施工单位不仅对工程实体结构的安全质量负责也对资料的真实性、完整性、有效性负责,只有合格的资料和实体质量,才是一项合格的工程。

如何做好办公室资料管理

1、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。

2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。

3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。

4、根据要求采购日常办公用品,并及时登帐。管理本部的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。

5、做好年度报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换。

6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。

1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。

2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴、介绍信及经费本。

3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。

4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理,做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作,办理定购和发放各种学习材料。

5、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理党员干部来信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报。

6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。

7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。

8、协助做好部办公室的日常工作。

9、做好部领导交办的其他各项工作。

技能要求:

1、大学本科,经济或中文专业,2年以上秘书工作经验;

2、良好的组织、沟通能力;

3、流利的英语听说读写能力;

4、熟练的计算机操作技巧。

如何做好工程资料的管理

做好项目实施前的准备工作。先期介入,控制为主。在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点。

档案管理要明确范围,突出重点。总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点,抓住主要环节。

促进档案信息化建设。

档案工作人员要树立档案信息意识。马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

如何做好档案管理工作?

如何做好档案管理工作

一、提高综合工作素质

要想将综合档案的管理工作更好的实施下去,那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视,这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同,才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来,奥正档案管理工作更加顺利的进行下去,让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:

1.管理人员应该保持良好工作态度,将自己的本质工作做好,要获得领导对自己工作的 满意,领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业,给领导留下深刻的印象。

2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作,他们认为档案工作是可有可无的,这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度,以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看,使领导可以对于档案工作留下深刻的印象,并且受到一定的启发,在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作,发挥出管理工作的重要性,这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。

二、综合利用各种资源,实现现代化管理

当前各个领域的工作都在循序发展,档案工作也由此发生很大的改变,出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大,因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂,对于管理者的要求也逐渐提高,需要利用各种现代管理手段,将档案管理当中存在的问题信息进行解决。

1.加强职业素质:档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求,工作人员需要具备丰厚的专业知识,并且具备职业责任感和职业道德,加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料,使自身的知识领域得到拓展,从而使自身的综合素质得到有效的提高,使新时代的档案管理工作得到有效的发展。

2.提高综合管理素质:针对传统的档案管理工作,通常都是利用手工抄写的方式,虽然很容易操作,但是其工作效率却比较低,很容易出错。近些年电子技术不断发展,传统手工档案工作方式不再适用,档案管理工作需要利用科技手段,档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段,使自身的职业技能进行提高个,在岗位上一边工作一边学习,对于最新的管理方法及时的掌握,并且对于不断发展的信息文化给予关注,成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。

3.充分利用现有的资源:档案当中涉及到丰富的信息,这也是重要的信息资源。但是这样一来,档案整理工作就会变得更加沉重,具有很多重复的工作,加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成,使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯,虽然工作标准都是统一的,但是由于个人的主观因素是不同的,这会为立卷工作带来很大的不便,这样看来计算机管理具有不可代替的优势,避免出现手工操作所造成的失误,使工作效率得到极大的提高。

三、加强培训的工作力度

档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要,将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来,使其知识水平和挂历能力得到全面提高,要想使档案管理工作的变化得到更好的适应,将工作强度进行简化,从而认识工作观念得到转变,放弃传统的工作方式,不断学习新的管理方式和管理工具。

1.加强继续教育的力度:不断发展继续教育,使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应,在档案管理过程中,继续教育的实际意义需要得到充分的认识,可以对于时代发展的要求更好的适应,从而培养出更多专业的档案管理人才。

2.加强制度建设:开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度,并且严格的执行下去。以此为基础,建立有关继续教育的约束和鼓励机制,从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。

3.开展综合培训:以管理人员的职业素养程度为基础,在培训的过程中,需要按照层次、岗位等为基础,实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会,从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及,例如哲学、历史学等等,与此同时,需要加强学习科学信息知识,在档案的管理工作中应用现代化的科学技术,从而将管理工作的效率得到提高。

四、 深入和完善现代的档案资料

档案管理人员在收集和整理档案的过程中,需要明确的分类所有的文件,对其实现编号。与此同时,需要科学的分类所有的文件资料,以不同部门为基础,对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间,同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况,使服务质量得到提高,使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

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